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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET/OU D’ENTREPRISE

​

1.1 MOYENS PAR LESQUELS LES RENSEIGNEMENTS SONT RECUEILLIS

Nous obtenons ces informations de différentes manières, notamment de manière verbale lors de communications téléphoniques ou par courriel. Il est également possible que nous utilisions des informations générales disponibles sur votre site Web d'entreprise.

 

1.2 CONSENTEMENT

La collecte de certaines données personnelles nécessite un consentement spécifique. ORCA Secrétariat s'engage à n'utiliser vos données personnelles que dans la mesure nécessaire et aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Si vous choisissez de refuser ou de retirer votre consentement pour la collecte, l'utilisation ou le partage de vos données personnelles, cela pourrait avoir pour conséquence que nous ne puissions pas vous fournir les services demandés.

 

1.3 CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES ET/OU PROFESSIONNELLES COLLECTÉES

Données d'identification :

  • Votre nom et prénom;

  • L'adresse civique de votre entreprise;

  • Votre numéro de téléphone;

  • Votre adresse électronique;

  • Le numéro d'entreprise du Québec;

  • Le numéro de TPS/TVQ.

 

Données de facturation pour les clients et les fournisseurs (consentement explicite requis) :

  • Les informations de facturation;

  • Les numéros de carte de crédit et/ou de débit;

  • Les informations bancaires;

  • Les mots de passe de divers comptes sensibles.

 

Les données collectées sont accessibles uniquement au personnel ou aux représentants qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Ils sont tenus de garantir en permanence la confidentialité des informations précédemment mentionnées.

 

2. COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES

 

ORCA Secrétariat peut partager vos données avec des fournisseurs ou des partenaires pour vous fournir les services demandés. Cependant, certaines communications nécessitent votre consentement explicite. Les catégories de fournisseurs avec lesquels ORCA Secrétariat peut partager vos données personnelles comprennent :

  • Fournisseurs de services pour le traitement des paiements;

  • Fournisseurs pour la gestion des communications, des courriels et des témoins de connexion;

  • Fournisseurs de services et de produits informatiques;

  • Services infonuagiques et de traitement de données.

 

Lorsqu'ORCA Secrétariat partage vos données personnelles avec ces fournisseurs, nous nous assurons que les contrats incluent les clauses de protection nécessaires pour garantir la confidentialité de vos données personnelles.

 

2.1 COMMUNICATION AUX AUTORITÉS ET AUTRES ORGANISMES 

Dans des situations spécifiques, ORCA Secrétariat peut être tenue de communiquer vos données personnelles sans votre consentement, notamment dans les cas suivants :

  • Aux autorités réglementaires, ministères ou organismes gouvernementaux en vertu de pouvoirs qui leur sont accordés par la loi ou lorsque ces données sont nécessaires à l'application d'une loi;

  • Aux services de police si ces données sont nécessaires à une enquête en cours ou si elles sont couvertes par un mandat de perquisition ou une ordonnance de communication;

  • Conformément à la loi, comme prévu ou requis par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des données personnelles.

​

3. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET/OU D’ENTREPRISE

 

Les informations personnelles détenues par ORCA Secrétariat sont conservées sur des serveurs sécurisés, généralement situés au Canada. Cependant, il est possible qu'ORCA Secrétariat conserve ces informations en travaillant à l'extérieur du pays. Vos informations personnelles sont conservées de manière sécurisée aussi longtemps qu'elles sont nécessaires pour vous fournir nos services, avec une période de rétention maximale de 2 ans suivant la fin du contrat. Les mots de passe détenus sont automatiquement supprimés lorsque la relation avec un client se termine.

 

3.1 DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS

Lorsque la durée de conservation des informations est atteinte, ORCA Secrétariat veille à les détruire conformément aux meilleures pratiques applicables.

 

4. MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

ORCA Secrétariat est responsable de la protection des informations personnelles qu'elle détient. Elle met en place des mesures de sécurité pour garantir la protection de vos informations personnelles, de leur collecte à leur destruction.

 

5. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : ACCÈS ET RECTIFICATION

 

Vous avez le droit de demander l'accès à vos informations personnelles détenues par ORCA Secrétariat. Vous pouvez consulter les informations que nous avons collectées à votre sujet, demander des mises à jour ou des corrections en adressant votre demande par écrit à l'adresse suivante :

 

Catherine Côté

ORCA Secrétariat

1125 avenue des érables, local 2

Québec (Québec) G1R 2N3

Courriel : orcasecretariat@gmail.com

 

6. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

 

ORCA Secrétariat se réserve le droit de modifier sa politique lorsque cela est nécessaire pour refléter des changements importants dans son environnement interne et externe. Nous vous informerons préalablement de tout changement significatif. Les modifications prendront effet à la date de mise à jour indiquée ci-dessous.

 

 

Dernière mise à jour de la Politique : 25 septembre 2023

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