𝟕 𝐭𝐚̂𝐜𝐡𝐞𝐬 𝐪𝐮𝐞 𝐥’𝐨𝐧 𝐞𝐟𝐟𝐞𝐜𝐭𝐮𝐞 𝐩𝐨𝐮𝐫 𝐥𝐚 𝐛𝐨𝐧𝐧𝐞 𝐠𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝’𝐮𝐧𝐞 𝐞𝐧𝐭𝐫𝐞𝐩𝐫𝐢𝐬𝐞, 𝐪𝐮𝐢 𝐧'𝐨𝐧𝐭 𝐫𝐢𝐞𝐧 𝐚̀ 𝐯𝐨𝐢𝐫 𝐚𝐯𝐞𝐜 𝐥𝐚 𝐜𝐨𝐦𝐩𝐭𝐚𝐛𝐢𝐥𝐢𝐭𝐞́

𝐐𝐮𝐚𝐧𝐝 𝐣𝐞 𝐝𝐢𝐬 𝐚̀ 𝐪𝐮𝐞𝐥𝐪𝐮’𝐮𝐧 𝐪𝐮𝐞 𝐣𝐞 𝐟𝐚𝐢𝐬 𝐝𝐞 𝐥’𝐚𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧, 𝐥𝐚 𝐠𝐫𝐚𝐧𝐝𝐞 𝐦𝐚𝐣𝐨𝐫𝐢𝐭𝐞́ 𝐝𝐞𝐬 𝐠𝐞𝐧𝐬 𝐫𝐞́𝐩𝐨𝐧𝐝𝐞𝐧𝐭 𝐚𝐮𝐭𝐨𝐦𝐚𝐭𝐢𝐪𝐮𝐞𝐦𝐞𝐧𝐭 « 𝐚𝐡 𝐭𝐮 𝐟𝐚𝐢𝐬 𝐝𝐞 𝐥𝐚 𝐜𝐨𝐦𝐩𝐭𝐚𝐛𝐢𝐥𝐢𝐭𝐞́ ? »

J’en conviens, le travail de bureau est mystérieux pour certains et pour ma part, je trouve toujours cette réponse cocasse !

Pour lever le voile sur ce grand mystère, voici donc 7 tâches que l’on effectue pour la bonne gestion d’une entreprise, qui n'ont rien à voir avec la comptabilité 😉.

Catherine Côté, propriétaire et secrétaire virtuelle

𝟏. 𝐆𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐝𝐨𝐜𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐬 𝐞𝐭 𝐝𝐞 𝐥’𝐢𝐧𝐟𝐨𝐫𝐦𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧

On doit s’assurer que la gestion des contrats, des documents juridiques, des dossiers clients ou fournisseurs est à jour et facilement accessible en tout temps (idéalement dans un serveur infonuagique). Cela nécessite d’être assidu, proactif et organisé pour ne pas échapper d’informations pertinentes. On doit également veiller à la mise à jour et à la gestion des contacts, des informations clients et des autres bases de données.

Évidemment, cela inclut la compilation d’informations, la création, la mise en page et la révision de documents divers ou de présentations dans les règles de l’art.

Psst… si vous cherchez des modèles de lettres précises, vous pouvez vous référer à la Vitrine linguistique de l’Office québécois de la langue française, dans la section « rédaction administrative et commerciale ».

𝟐. 𝐏𝐥𝐚𝐧𝐢𝐟𝐢𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐫𝐞́𝐮𝐧𝐢𝐨𝐧𝐬

L’organisation d’une réunion implique de coordonner les horaires, de réserver la salle, de préparer les effets nécessaires (salle, matériel technologique, ordre du jour) et d’envoyer des rappels aux participants. La rédaction et l’envoi du compte rendu sont également importants pour garder une trace des points discutés et des actions convenues. C’est aussi un moyen de suivre l’avancement des tâches et de garantir que rien n’est oublié. Cela permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire et d’éviter toute confusion par la suite.

𝟑. 𝐆𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬

Il est essentiel que la communication, à la fois en interne et avec les clients ou sous-traitants, soit claire et rapide. On répète souvent que gérer efficacement les courriels et effectuer les relances joue un rôle clé dans la crédibilité d’une entreprise.

𝟒. 𝐂𝐨𝐧𝐟𝐨𝐫𝐦𝐢𝐭𝐞́ 𝐞𝐭 𝐨𝐛𝐥𝐢𝐠𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐥𝐞́𝐠𝐚𝐥𝐞𝐬

Chaque entreprise a ses obligations légales à respecter : contrats de travail et documents d’embauche, suivi des déclarations CNESST, préparation d’audits, etc. Une bonne organisation permet d’anticiper, de suivre tout cela de près et d’éviter les mauvaises surprises.

𝟓. 𝐆𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐚𝐠𝐞𝐧𝐝𝐚𝐬

L’organisation des rendez-vous et des déplacements nécessite de coordonner les horaires, de réserver les billets et les hôtels et de veiller à ce que tout le monde soit là où il doit être, au bon moment.

𝟔. 𝐆𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐫𝐞𝐬𝐬𝐨𝐮𝐫𝐜𝐞𝐬 𝐡𝐮𝐦𝐚𝐢𝐧𝐞𝐬

Le recrutement, le suivi des formations et la gestion des dossiers des employés… Ces tâches sont indispensables pour travailler sur des bases solides tant avec les nouveaux employés qu’avec les anciens.

𝟕. 𝐒𝐮𝐩𝐩𝐨𝐫𝐭 𝐚̀ 𝐥𝐚 𝐠𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐩𝐫𝐨𝐣𝐞𝐭𝐬

La gestion de projet, pour une adjointe, c’est avant tout une question de suivi et de respect des échéanciers. Si un livrable est en retard ou risque de l’être, on doit alerter le chargé de projet pour aider à réajuster les priorités. Lors de la phase de clôture, on peut également être impliqué dans la préparation des documents finaux et dans la gestion de l’archivage du projet.

En bref, une adjointe administrative c’est souvent une personne qui te remémore « hey, est-ce que tu as pensé à ça ? Ne t’en fais pas je m’en occupe ! ». C’est aussi celle qui fait en sorte que tout roule sans que tu t’en rendes compte… jusqu’à ce qu’elle ne soit plus là, chose qui n’arrive pas (ou rarement) en externalisant ton administration. ✌️