𝐋𝐞𝐬 𝐞𝐧𝐭𝐫𝐞𝐩𝐫𝐢𝐬𝐞𝐬 𝐧𝐞 𝐝𝐞𝐯𝐫𝐚𝐢𝐞𝐧𝐭 𝐩𝐚𝐬 𝐧𝐞́𝐠𝐥𝐢𝐠𝐞𝐫 𝐜𝐞𝐬 𝟓 𝐭𝐚̂𝐜𝐡𝐞𝐬 𝐚𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐬 𝐜𝐫𝐮𝐜𝐢𝐚𝐥𝐞𝐬 𝐩𝐨𝐮𝐫 𝐝𝐞́𝐛𝐮𝐭𝐞𝐫 𝟐𝟎𝟐𝟓

Tout le monde aime l'idée de démarrer une nouvelle année sur de nouvelles bases, mais personne ne parle de la montagne de paperasse qui accompagne cette bonne résolution. Pas très excitant, je sais, mais croyez-moi, une fois que ce sera fait, vous pourrez aborder 2025 avec un esprit beaucoup plus léger.

Voici ainsi 5 tâches cruciales à ne pas oublier pour bien débuter l’année 2025.

1. Archiver les documents inactifs de l'année précédente et faire la rotation des dossiers

C’est un peu comme faire le ménage et ranger sa maison. Quelle sensation de légèreté lorsqu’on est débarrassé du superflu et que tout est à sa place !

Commencez par valider la pertinence de consulter les documents dans l’année à venir (projets en cours ou autres informations importantes). Rassemblez ensuite les documents selon des catégories logiques pour consulter plus facilement ces documents au besoin (par année, par projets, par types de documents).

Étiquetez bien vos dossiers physiques ou utilisez un système de fichiers numériques avec des noms clairs et descriptifs « 2024_Factures_Fournisseurs » ou encore « Projets fermés_Contrats_Clients » en sont de bons exemples.

Prenez également la bonne habitude de créer des « modèles » pour vos dossiers récurrents. Cela vous permettra de gagner en efficacité et d’aller chercher les précieuses minutes que nous n’avons pas toujours.

2. Destruction des documents obsolètes

Selon la réglementation du Québec, les entreprises doivent conserver les documents financiers, fiscaux et administratifs pendant une période de 6 ans. Les documents plus anciens peuvent être détruits de manière sécurisée, notamment ceux qui contiennent des informations personnelles ou sensibles.

Il est important de faire extrêmement attention en matière de destruction des documents, en particulier ceux qui contiennent des renseignements personnels ou commerciaux.

Vous pouvez faire appel à une compagnie comme Shred-It ou Recyclage Vanier pour disposer de vos documents confidentiels de façon sécuritaire.

3. Planification des formations annuelles

Quel meilleur moment pour prévoir les formations des employés !

Nous avons une vision sur l’année à venir et un budget complet à dépenser pour respecter la « loi sur les compétences » ou communément appelée la « loi du 1% » (pour les entreprises dont la masse salariale excède 2 000 000 $).

Concrètement, cette loi oblige l'employeur à investir un montant équivalant à 1 % de sa masse salariale dans des dépenses de formation admissibles et à déclarer cet investissement à Revenu Québec.

Si en 2024 vous aviez déjà identifié les besoins en formation pour vos équipes, il est maintenant temps de mettre en place un plan de développement des compétences et de programmer les formations pertinentes pour les 12 mois à venir.

Vous pouvez également vérifier si de nouvelles formations obligatoires sont requises selon votre domaine professionnel afin de planifier des formations prioritaires.

4. Révision des contrats

En début d’année, il est essentiel de prendre le temps de réexaminer vos contrats et accords internes en cours. Cela inclut notamment les contrats de travail, qu’il convient de mettre à jour en fonction des évolutions salariales, des primes ou des ajustements éventuels liés à l'année écoulée.

Il est également important de vérifier les contrats avec vos fournisseurs et clients, afin de détecter toute nécessité de renouvellement ou d’avenants pour les adapter à la situation actuelle.

Enfin, ne négligez pas la révision de vos contrats d’assurance (responsabilité civile, multirisque, flotte automobile, etc.), pour vous assurer que votre couverture est toujours adéquate et qu’elle protège efficacement votre entreprise face aux risques présents.

5. Révision des politiques internes et des procédures

Il est également bon de vérifier que votre règlementation est à jour et conforme aux évolutions législatives ou qu’il répond toujours aux besoins internes de l’entreprise.

Si certains conflits ont eu lieu dans votre environnement de travail dans l’année précédente, il peut être astucieux de s’en inspirer pour mettre à jour vos diverses procédures internes (nouvel employé, congés, évaluations de performance, etc.).

N’oubliez pas, une entreprise qui garde son cap sur l’organisation et la conformité, c’est une entreprise qui peut se permettre de rêver grand. À vous de jouer !