𝐏𝐨𝐮𝐫𝐪𝐮𝐨𝐢 𝐚𝐫𝐜𝐡𝐢𝐯𝐞𝐫 𝐬𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐮𝐫𝐫𝐢𝐞𝐥𝐬 𝐩𝐥𝐮𝐭𝐨̂𝐭 𝐪𝐮𝐞 𝐝𝐞 𝐥𝐞𝐬 𝐬𝐮𝐩𝐩𝐫𝐢𝐦𝐞𝐫 𝐚𝐮 𝐩𝐨𝐢𝐧𝐭 𝐝𝐞 𝐯𝐮𝐞 𝐥𝐞́𝐠𝐚𝐥 ?

1. PREUVES EN CAS DE LITIGES OU D'AUDITS

En cas de litige ou d’audit, les courriels peuvent être requis comme preuve. Il est donc important de conserver les courriels afin de pouvoir les retrouver facilement. De plus, la suppression de courriels pertinents peut être interprétée comme une tentative de dissimulation de preuves, ce qui pourraient influencer le résultat d’une affaire. La dissimulation de preuves peut également nuire à la réputation de l'entreprise et à la confiance de ses clients, partenaires et parties prenantes.

2. LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PRIVÉ

Cette loi impose aux entreprises de protéger les renseignements personnels qu'elles détiennent. Les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les courriels contenant des renseignements personnels contre la perte, le vol, ou l'accès non autorisé. Bien qu'elle ne définisse pas directement des règles spécifiques sur la durée d'archivage des courriels, elle exige que les données personnelles soient conservées aussi longtemps que nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été recueillies. La consultation avec un conseiller juridique peut vous aider à déterminer les durées spécifiques de conservation desdits courriels et à développer une politique interne claire à ce niveau.

3. OBLIGATIONS FISCALES

La Loi sur la fiscalité exige que les entreprises conservent leurs documents financiers pendant une période de six ans après la fin de l'exercice financier au cours duquel ils ont été produits. Cela inclut les courriels pertinents aux transactions financières ou aux opérations comptables comme les factures, les relevés bancaires, les relevés de paie, les contrats, les avis de paiement, etc.

4. PROTECTION SUPPLÉMENTAIRE CONTRE LA PERTE DE DONNÉES

L’archivage permet de protéger contre la perte de données due à des erreurs humaines, des pannes techniques, ou d'autres incidents malencontreux.

En résumé, pour une entreprise privée au Québec, la bonne gestion des courriels dont son archivage, est essentiel pour se conformer aux exigences légales et réglementaires, protéger les données personnelles, et préparer les litiges ou les audits. L'établissement de politiques claires et le maintien de pratiques rigoureuses en matière d'archivage garantissent que l'entreprise peut gérer efficacement ses communications tout en respectant ses obligations légales.