𝐋’𝐢𝐦𝐩𝐨𝐫𝐭𝐚𝐧𝐜𝐞 𝐝'𝐚𝐬𝐬𝐨𝐜𝐢𝐞𝐫 𝐥𝐞𝐬 𝐟𝐚𝐜𝐭𝐮𝐫𝐞𝐬 𝐚𝐮𝐱 𝐛𝐨𝐧𝐬 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐦𝐦𝐚𝐧𝐝𝐞 𝐝𝐚𝐧𝐬 𝐥𝐞 𝐬𝐞𝐜𝐭𝐞𝐮𝐫 𝐝𝐞 𝐥𝐚 𝐜𝐨𝐧𝐬𝐭𝐫𝐮𝐜𝐭𝐢𝐨𝐧

𝐐𝐮𝐞𝐥𝐥𝐞 𝐞𝐬𝐭 𝐥'𝐢𝐦𝐩𝐨𝐫𝐭𝐚𝐧𝐜𝐞 𝐝'𝐚𝐬𝐬𝐨𝐜𝐢𝐞𝐫 𝐥𝐞𝐬 𝐟𝐚𝐜𝐭𝐮𝐫𝐞𝐬 𝐚𝐮𝐱 𝐛𝐨𝐧𝐬 𝐝𝐞 𝐜𝐨𝐦𝐦𝐚𝐧𝐝𝐞 𝐝𝐚𝐧𝐬 𝐥𝐞 𝐬𝐞𝐜𝐭𝐞𝐮𝐫 𝐝𝐞 𝐥𝐚 𝐜𝐨𝐧𝐬𝐭𝐫𝐮𝐜𝐭𝐢𝐨𝐧 ?

Depuis l’an dernier, j’ai rencontré quelques clients pour lesquels c’était le chaos dans leur facturation et qui me nommait que lorsqu’une facture rentre, ils la paient sans mesure de contrôle interne.

Pourquoi ?

➡️ Ils ne voient pas la pertinence; ➡️ La tâche prend trop de temps à valider; ➡️ Il y a un énorme processus à mettre en place pour que la gestion des BC fonctionne au sein de l’entreprise; ➡️ Ils ont déjà essayé sans succès; ➡️ Etc. !

Mais pourquoi vous devriez ajouter cette étape ?

𝐋𝐚 𝐛𝐮𝐝𝐠𝐞́𝐭𝐢𝐬𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 L'association des factures avec les bons de commande permet un contrôle des coûts. En rapprochant chaque facture avec son bon de commande associé, c’est facile de surveiller de près les dépenses réelles par rapport au budget initial. Cela facilite l'identification des écarts dans le système comptable, permettant ainsi des ajustements efficaces et une meilleure budgétisation/estimation pour les projets futurs.

𝐏𝐫𝐞́𝐯𝐞𝐧𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐞𝐫𝐫𝐞𝐮𝐫𝐬 Associés correctement, les factures et les bons de commande constituent un système de contrôle interne essentiel. En alignant les montants, les descriptions et les quantités sur les bons de commande, l’adjointe ou la commis à la saisie peut identifier rapidement toute différence, assurant ainsi l'intégrité des finances de l'entreprise.

𝐎𝐩𝐭𝐢𝐦𝐢𝐬𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐩𝐫𝐨𝐜𝐞𝐬𝐬𝐮𝐬 𝐝𝐞 𝐩𝐚𝐢𝐞𝐦𝐞𝐧𝐭 En ayant une correspondance claire entre la commande initiale et les extras ainsi qu’avec la facture reçue, l’autorisation et le traitement des paiements s’effectuent plus rapidement. Ces informations renforcent la relation de confiance avec vos fournisseurs et évitent les retards inutiles qui pourraient entraîner des pénalités de retard.

𝐆𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞 𝐥’𝐢𝐧𝐯𝐞𝐧𝐭𝐚𝐢𝐫𝐞 Si vous suivez l’inventaire depuis votre logiciel comptable, l'association des factures avec les bons de commande offre une visibilité instantanée sur les quantités réelles reçues par rapport aux quantités commandées. Bref, cette association facilite votre gestion de l’approvisionnement.

𝐃𝐨𝐜𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐩𝐫𝐞́𝐜𝐢𝐬𝐞 𝐩𝐨𝐮𝐫 𝐥𝐞𝐬 𝐚𝐮𝐝𝐢𝐭𝐬 Comme dans tous les domaines, mais surtout en construction, la documentation précise est cruciale (notamment en vue d'audits). L'association des factures avec les bons de commande crée une piste d'audit claire et transparente. Ce processus simplifie les vérifications, réduit les risques d'erreurs et renforce encore une fois la crédibilité de l'entreprise.

En bref, il y a souvent place à amélioration lors de la gestion administrative interne et l’intégration des bons de commande dans vos différents projets est définitivement une pratique bénéfique à envisager. Il est toutefois important de considérer la nature spécifique de chaque projet et les besoins particuliers de l'entreprise pour déterminer l'efficacité de cette intégration.